Hallo,
ich habe auch schon bei der Organisation einiger Treffen geholfen und kenne die Problematik. Sie ist ärgerlich, aber glaube ich nicht zu ändern. Es gibt immer solche Leute, die sich nicht festlegen wollen oder können.
Bei Treffen mit Übernachtung = Vorkasse - sonst kommt man nicht rein und die Ausfallgebühr, die das Haus will muss auch bei entsprechender Absage getragen werden. Ich würde immer darauf achten, dass ich das Geld habe, bevor Ausfallkosten entstehen.
Bei Nähtreffen nur so - Umlage nach Teilnehmern - hat bis jetzt immer ausgereicht. Wir waren genügend Leute.
Ich argumentiere immer so, dass Du die Theaterkarte oder die Bahnkarte auch nicht ersetzt bekommst, wenn Du am Tag der Anreise feststellst nicht zu kommen. Keiner geht zum Theater und sagt ich möchte das Geld für meine Karte zurück, die ich nicht benötigt habe. Es steht einem ja evtl. noch frei für Ersatz zu sorgen und den dann vorbei zu schicken.
Alles im Allen finde ich es toll, dass es Leute gibt, die so etwas organisieren. Es macht Spaß und ich habe noch kein Treffen erlebt, was ein totaler Reinfall gewesen ist. Im Gegenteil - ich habe tolle Leute kennengelernt und habe viel gelernt.
Tagungshäuser mit entsprechenden Kursräumen sind schwierig zu bekommen. Wir buchen unseres - für eine geschlossene Patchworkgruppe, die sich mittlerweile seid über 10 Jahren trifft - immer 2 Jahre im Voraus.
Ein kleiner Tipp *g* - Wir nehmen immer das letzte Oktoberwochenende, so haben wir 1 Stunde mehr Zeit zum Nähen
Liebe Grüße
Birgit