Treffen organisieren - Lust oder Frust?

Ich kann dich voll und ganz verstehen. Es ist wirklich ärgerlich wenn viele zusagen und dann doch nicht kommen vor allem wenn man Raummiete bezahlen muß. Wir haben ds Glück dass wir uns in privatem Rahmen treffen und somit keine Raummiete anfällt. Wenn dann jemand nicht kommt der zugesagt hat ist es nicht schlimm.
ich weiß jetzt nicht wieviele meist bei euch zu einem Treffen kommen aber vielleicht ist es ja auch möglich das in privatem Rahmen zu halten so dass ihr keine Kosten habt.

Bei unserem ersten Treffen (Südländer-Nähtreffen) sind alle gekommen und die Saalmiete wurde geteilt. Beim aktuellen waren alle angemeldeten da und Miete brauchten wir nicht zahlen ...

h... ich war ja noch nie auf einem Treffen.... würde aber gerne mal eines organisieren und habe so gar keine Ahnung, wie ich da ran gehen sollte.... wüsste jetzt noch nicht mal, wie ich an einen Raum kommen soll und was der dann an ~ Miete kosten dürfte, damit das für die Teilnehmer ok wäre.... ach... ich fänd ein Treffen so schön, aber wo fängt man an?

Ich habe vor 1 3/4 Jahren mit einer Freundin ein regelmäßiges Nähtreffen in unserer Stadt gegründet. Alleine hätte ich es mir nicht zugetraut und auch nicht so recht gewußt, wie ich es angehen soll.
Als erstes haben bei der Kirche nachgefragt, ob wir das Pfarrheim 1x im Monat samstags ab 10 Uhr mieten können, wir können. Kostet nur 10 Euro.
Wir hatten zusammen einen Handquiltkurs gemacht und dort darüber gesprochen. So waren wir schon 5. Ich habe schon ganz lange liebe Freundinnen über das Forum gefunden, mit denen ich mich schon seit Jahren mehr oder weniger regelmäßig treffe. Sie wohnen zwar in verschiedene Richtungen ca. 1 Autostunde entfernt, wollten aber auch gerne teilnehmen. Wieder 3 mehr.
Ein paar Monate trafen wir uns in kleiner Runde, inzwischen sind wir 15 und die Gruppe ist voll.
Ich mache die Termine mit der Pfarrsekretärin, Barbara kümmert sich um den Schlüssel.
Alle werden per mail über die Termine informiert, Anfang der Woche des Nähsamstags gibt es eine Rundmail.
Wir machen auch kein Heckmeck mit Essen mitbringen oder so. Es war von Anfang an klar, daß wir mittags einen Pizzadienst bestellen.
Wer das nicht möchte, kann sich ein Brot mitbringen.
Ansonsten bringt die eine oder ander auch mal Kuchen, Schokolade oder Pudding mit. Aber das ist freiwillig und keine Verpflichtung.
Wir wollen einfach einen schönen Nähtag verbringen, ab von privaten/familiären Verpflichtungen.
Mein Kritikpunkt, wie auch bei dir Kristina, ist auch der, daß sich nicht immer alle an oder abmelden.
Ich habe das auch schon angesprochen, aber leider funktioniert es trotzdem nicht so gut.
Ich führe eine Liste, wer an dem Samstag kommt und wenn sich 4 oder mehr angemeldet haben, findet das Treffen auch statt.
Egal wer kommt, wir nehmen immer pro Person 2 Euro. So ist genug Geld in der Kasse, falls mal weniger da sind und die Raummiete kann gedeckt werden. Außerdem wird von dem Geld Kaffe gekauft.
Wildlife
Ich würde mal bei den Kirchen nachfragen. In der Regel haben die genug (große) Räume, die für solche Zwecke geeignet und gedacht sind. Wenn du Mitnäherinnen brauchst, könnte eine Mitteilung in den Pfarrnachrichten gedruckt werden oder in der örtlichen Tageszeitung. Du glaubst aber gar nicht, wie schnell sich so ein Treffen durch Mundpropaganda herumspricht. Bei uns war es explosionsartig.

Zitat von Kristina

Guten Morgen,

seit einigen Jahren gibtr es das RammaDamma Treffen. Insider und Interessierte wissen, dass es sich hierbei um das Rhein-Main Treffen handelt.

Das Treffen gab es nie in einem regelmäßigen Turnus. Seit einiger Zeit findet es aber nur noch sehr sporadisch statt. Das hängt zum einen damit zusammen passende Räumlichkeiten zu finden, aber auch damit, dass ja immer jemand bereit sein muß so etwas zu organisieren.

Aktuell haben wir die Möglichkeit unproblematisch Räumlichkeiten zu bekommen, die auch bezahlbar sind. Trotzdem ist meine Motivation (und nicht nur meine) die Organisation solcher Treffen in die Hand zu nehmen etwas getrübt.

Woran liegt es?

In erster Linie in der Resonanz der Teilnehmer.

Letztendlich läuft es immer gleich ab. Viele sagen zu, es kommen dann aber einige doch nicht.
Natürlich gibt es gute Gründe die Teilnahme auch kurtfristig abzusagen. Darum geht es mir hier nicht. Aber es gibt Teilnehmer, die immer zusagen und dann doch wieder (meistens) kurzfristig absagen. Die Personen kennt man inzwischen und rechnet gar nicht damit, dass sie kommen. Dann gibt es die, bei denen ich ganz stark den Eindruck habe, einfach mal zusagen, falls sich nichts besseres ergibt. Absagen kann man ja immer noch. Da habe ich dann das Gefühl, das Nähtreffen ist nur zweite oder dritte Wahl. Für diese Personen möchte ich mir aber eigentlich nicht die Arbeit machen eine Treffen zu organisieren. Und dann gibt es noch die, die zusagen, nicht kommen und es noch nicht mal für nötig halten abzusagen.

Glücklicherweise gibt es aber auch die, die zusagen und kommen. Es wird dann immer ein schönes Treffen.

Trotz alledem bleibt ein schaler Beigeschmack. Die Organisation ist ja doch mit einigem Aufwand verbunden, un die Raummiete muß ja auch gezahlt werden. Zahlen tun bisher immer die, die auch anwesend sind. Blöd wäre es, wenn der Betrag für den Einzelnen deutlich hoch ausfällt, weil weniger kommen als zugesagt haben.

Gestern beim Treffen haben wir drüber gesprochen, die Anmeldung verbindlich zu machen mit dem deutlichen Hinweis, dass der Anteil an der Raummiete auf jeden Fall gezahlt werden muß. Egal ob man kommt oder nicht. Ich habe keine Ahnung, ob das sinnvoll und praktikabel ist. Denn dem Geld dann hinterher rennen macht ja nun auch keinen Spaß.

Was ich gern wissen möchte ist, wie das bei anderen Nähtreffen läuft. Macht ihr ähnliche Erfahrungen?. Wie organisiert ihr solche Treffen? Gibt es Tipps, wie man es vielleicht besser machen kann?

Bin auf eure Antworten gespannt.

Liebe Grüße
Kristina

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Gibt es keine Möglichkeit, daß ihr einen festen Raum bekommt?
Dann wäre auch die Miete kalkulierbar.
Ich würde monatliche Termine festsetzen, eine mailingliste erstellen, alle anschreiben (1x mit den kompletten Terminen,
dann jeweils kurz vorher eine aktuelle Terminerinnerung) und um Rückmeldung bitten.
Damit hättest du etwas Druck und Organisation weniger.

Hallo,
ich organisiere das Ruhrpott-Treffen.
Bisher hatten wir einen kirchlichen Raum der keine Miete kostete. Wir haben aber freiwillig etwas gespendet, wobei die Spende in der letzten Zeit wohl weniger wurden. Na ja.
Jetzt steht uns dieser Raum nicht mehr zur Verfügung und wir müssn uns was neues suchen.
Für privat sind wir zu viele, zumal wir auch mit Nähmaschine anrücken.

Momentan sieht es so aus das wir einen Raum in einem Gemeindezentrum regelmäßig mieten können. Der Preis ist aber noch offen.
Wir überlegen nun auch wie wir das zuverlässig finanzieren, denn es ist wie bei euch auch, mal kommen sehr viele, mal sehr wenige.
An- und Abmelden müssen sich die Teilnehmer eigentlich nicht, ich freue mich aber wenn ich dementsprechen was höre.

Am meisten ärgere ich mich aber, wenn sich jemand anmeldet und nie zu den Treffen erscheint, und sich auch sonst nicht mehr meldet.
Dann kann man sich doch wenigsten von der Gruppe wieder abmelden. 1x im Jahr mach ich daher eine Listenbereinigung und wer sich
auf meine Mail dann nicht meldet, wird gelöscht.

Je nach Höhe der Miete wollen wir evt. einen festen Nähkreis bilden, der eigentlich immer kommt. Dieser Kreis könnte am Anfang des Jahres
einen festen Beitrag zahlen, damit die Miete gesichert ist.
Sporadische Besucher zahlen dann eben einen Gastbeitrag. Der Überschuß wird dann im nächsten Jahr auf den Grundbeitrag angerechnet.

Wenn die Miete nur 10 Euro betragen würde (ein Traumpreis) dann würde ich es auch so machen, jeder zahlt 1 oder 2 Euro, und der Rest
geht in eine Notkasse.

Ich muß noch sagen das mir das Organisieren der Treffen sehr viel Spaß macht. Ich freue mich das ich selber etwas zum Erhalt der
Gruppe beitragen kann. Beim organisieren der neuen Räume und Überlegungen der Finanzierung hatte ich natürlich tatkräftige Unterstützung

Hallo Kristina,

genau so wie Dir ist es mir auch ergangen. Ich organisiere seit 4 Jahren einen unregelmäßigen Nähtreff im Landkreis. Seit jedoch jeder der sich anmeldet die anteilige Raumgebühr bezahlen muß (sind nur 5 €), und dass auch bei einer kurzfristigen Absage, ist diese Problematik vollkommen verschwunden.

Ich habe zwar insgesammt etwas weniger Anmeldungen, aber dafür kommen alle die wirklich wollten. Bei Neuzugängen lasse ich mir die Gebühr vorab überweisen.

Alle Teilnehmer hatten für diese Umstellung Verständis und für die Neuen war es auch noch nie ein Problem.

Nur den Kopf nicht hängen lassen.

Liebe Grüße

intina:)

hallo,

wow das sind echt interessante Ansätze die ihr habt!

Wäre ja schön wenn wir uns dann regelmässig treffen könnten!!

Wildlife ich denke mal das so zwischen 40 und 60 Euro ein tragbarer Preis ist denn selbst wenn sich nicht so viele anmelden ist der Anteil nicht so hoch!

Generell könnte man bei der Gemeinde nachfragen! oder auch in Gaststätten vielleicht sogar Kindergärten und natürlich auch bei Vereinen die ein Vereinsheim haben...

Gruß Nina!

Gruß Nina!

Ich habe heute ein wenig gestöbert und hier schon was gefunden... Roncalli-Haus da bin ich mal gespannt, so teuer ist das ja eigentlich nicht.... da braucht man ja fast gar nicht weiter suchen...

Ohhh wow na das hört sich doch richtig gut an!!!
Das ging ja wirklich richtig schnell!

Na dann steht einem Treffen doch nichts mehr im Weg!

gruß Nina!!

Aber es ist es nicht ein wenig weit für Dich?

Hallo,

upss nein ich komme natürlich nicht!!! Für mich ist das leider viel zu weit!!! Wenn es nicht so weit wäre würde ich aber gerne kommen.

Ich dachte mehr das für euch einem treffen nichts mehr im Wege steht!

Gruß Nina!

... wobei es hier ja auch nicht um das Magdeburger Treffen geht und ich mich natürlich total gefreut hätte, wenn Du auch kommen würdest, aber es ist ja doch ganz schön weit.

Hallo,

ich habe auch schon bei der Organisation einiger Treffen geholfen und kenne die Problematik. Sie ist ärgerlich, aber glaube ich nicht zu ändern. Es gibt immer solche Leute, die sich nicht festlegen wollen oder können.

Bei Treffen mit Übernachtung = Vorkasse - sonst kommt man nicht rein und die Ausfallgebühr, die das Haus will muss auch bei entsprechender Absage getragen werden. Ich würde immer darauf achten, dass ich das Geld habe, bevor Ausfallkosten entstehen.

Bei Nähtreffen nur so - Umlage nach Teilnehmern - hat bis jetzt immer ausgereicht. Wir waren genügend Leute.

Ich argumentiere immer so, dass Du die Theaterkarte oder die Bahnkarte auch nicht ersetzt bekommst, wenn Du am Tag der Anreise feststellst nicht zu kommen. Keiner geht zum Theater und sagt ich möchte das Geld für meine Karte zurück, die ich nicht benötigt habe. Es steht einem ja evtl. noch frei für Ersatz zu sorgen und den dann vorbei zu schicken.

Alles im Allen finde ich es toll, dass es Leute gibt, die so etwas organisieren. Es macht Spaß und ich habe noch kein Treffen erlebt, was ein totaler Reinfall gewesen ist. Im Gegenteil - ich habe tolle Leute kennengelernt und habe viel gelernt.

Tagungshäuser mit entsprechenden Kursräumen sind schwierig zu bekommen. Wir buchen unseres - für eine geschlossene Patchworkgruppe, die sich mittlerweile seid über 10 Jahren trifft - immer 2 Jahre im Voraus.

Ein kleiner Tipp *g* - Wir nehmen immer das letzte Oktoberwochenende, so haben wir 1 Stunde mehr Zeit zum Nähen

Liebe Grüße

Birgit

Zitat von Flockensahne

Ich kann dich voll und ganz verstehen. Es ist wirklich ärgerlich wenn viele zusagen und dann doch nicht kommen vor allem wenn man Raummiete bezahlen muß. Wir haben ds Glück dass wir uns in privatem Rahmen treffen und somit keine Raummiete anfällt. Wenn dann jemand nicht kommt der zugesagt hat ist es nicht schlimm.
ich weiß jetzt nicht wieviele meist bei euch zu einem Treffen kommen aber vielleicht ist es ja auch möglich das in privatem Rahmen zu halten so dass ihr keine Kosten habt.

Wir waren auch einmal 12 Leute und natuerlich wurde es ein bissl eng, aber es geht immer irgendwie.
Ab 13 ziehen wir um....

Ich wuerde auch nach einem festen Raum suchen und evtl. 1 mal im Monat oder alle 2 Monate was machen. Wenn das Datum schon
lange vorher feststeht, ist es vielleicht auch einfacher genug Leute zusammen zu kriegen.

Zitat von karin1506

Wir waren auch einmal 12 Leute und natuerlich wurde es ein bissl eng, aber es geht immer irgendwie.
Ab 13 ziehen wir um....

Ich wuerde auch nach einem festen Raum suchen und evtl. 1 mal im Monat oder alle 2 Monate was machen. Wenn das Datum schon
lange vorher feststeht, ist es vielleicht auch einfacher genug Leute zusammen zu kriegen.

Die Termine sind eigentlich nie so kurzfristig angesetzt und oft war es auch so, dass verschiedene Termine zur Auswahl standen und darüber abgestimmt wurde welchen wir nehmen. Trotzdem sind es immer die selben, die sich anmelden und dann wieder absagen. Ich persönlich möchte schon in etwa vorher wissen was mich der Raum kostet, da ich nicht bereit bin jeden Preis zu zahlen. Letzten Samstag mit den 8 oder 9 Leuten war vom Preis her okay.

Vielleicht sollten wir für jeden der sich anmeldet 5 .- € verlangen, egal ob er kommt oder nicht. Das Geld kommt in eine Kasse , Wer seine Zeche nicht zahlt wird dann von der weiteren Teilnahme ausgeschlossen . Klingt hart, aber ich denke das Leben ist kein Ponyhof, bei dem jeder machen kann was er will und die anderen zahlen dann die Zeche.

Gruß Gabi

Zitat von GabiElch

Vielleicht sollten wir für jeden der sich anmeldet 5 .- € verlangen, egal ob er kommt oder nicht. Das Geld kommt in eine Kasse , Wer seine Zeche nicht zahlt wird dann von der weiteren Teilnahme ausgeschlossen . Klingt hart, aber ich denke das Leben ist kein Ponyhof, bei dem jeder machen kann was er will und die anderen zahlen dann die Zeche.

Gruß Gabi

Ich fände das absolut in Ordnung. Und wenn wirklich mal was dramatisches dazwischen kommt, kann man es auch verkraften, wenn die 5€ weg sind.

Beim nächsten RammaDamma wäre ich gerne dabei! Bitte unbedingt auch hier publizieren... Danke!